Fare Impresa: Navigare con o senza Project Manager

Una sera per caso

Sono poco avvezzo al cenare fuori. Pur potendo, è frequente che io ceni in Hotel. Spesso a dirla tutta non scendo neanche a cena perché dopo anni ogni volta che sto davanti al pc finisco per fissarmi nel fare e finire quello che sto facendo, e la voglia di arrivare a risultato mi fa dimenticare tutto. Proprio quando stavo pensando ad un abbigliamento più comodo alla serata davanti al PC, arriva la chiamata di un vecchio e caro amico, Davide, che per anni aveva lavorato nella stessa mia azienda. Fra una un “come stai” e un “che si fa da quelle parti” ci infila una piazza e una birra insieme per una rimpatriata quando sarei stato in zona. Gli dissi che ero in città e non gli fu necessario chiedere troppe volte che la serata andò in porto.
Mi avvisa che arriva anche Marco il suo “socio o non proprio, insomma abbiamo interessi comuni” cosi me lo ha presentato al telefono.
Marco è un imprenditore che sta lanciando una nuova linea di prodotti consistente nella revisione della vecchia. Marco vorrebbe chiamarli prodotti industriali, ma gestisce la sua azienda come un artigiano. L’azienda è affermata e già funziona, movimenta anche bei capitali di fatturato, tuttavia ad ogni progetto decolla travolgendo una infinità di ostacoli sulla pista.
La serata diventa interessante perché in qualche modo Davide mi fa capire che gli fa piacere se mi interesso alla storia d’impresa che mi viene raccontata. La storia è davvero bella e coinvolgente. Marco ha una azienda artigiana fondata dal padre, e che produce elettronica per sistemi di movimentazione industriale. Marco, vorrebbe trasformarla in un piccolo miracolo industriale.

Marco e la sua Vision

Gestire un’azienda è come salpare in mare aperto, ogni progetto è una rotta nuova, ogni cliente un porto da raggiungere. All’inizio bastano passione ed energia, e i primi successi alimentano la voglia di fare, costruire, e vincere. Si affrontano i problemi e si va avanti convinti di essere sulla giusta rotta. È lì che nasce l’illusione del “ho tutto sotto controllo”. Il vero salto, quello che distingue chi resta fermo da chi cresce, è capire che l’imprenditore non deve fare tutto. Ad un certo momento, deve lasciare che altri governino la nave, mentre lui traccia nuove rotte, cerca nuovi orizzonti e stringe nuove alleanze.

Marco però è ancora “one man show”. Si affida a colleghi validi e selezionati, che nel corso degli anni della crescita ha saputo ispirare a conseguire una visione comune. Crede fermamente che quelle persone siano il ponte tra i sui sogni e l’azienda che vede nel futuro. Tuttavia “sta troppo sul pezzo” e supervisiona sempre e costantemente il lavoro di tutti. Marco è un sognatore e sogna bene. Sa bene che se vuole sedere sulle nuvole deve puntare al sole. Vive anni di lavoro che in qualche modo si srotolano tra mille problemi che con energia e prontezza di spirito vengono sempre gestiti. Quando però arriva lo scenario atteso, tanto lavoro che lo avvicina ai sui sogni, ha una energia atomica a spingerlo verso la voglia di risultati insieme ad una azienda motivata. Il punto è che lo scenario intorno a lui si allarga. La cornice, bellissima e solida, che sostiene il dipinto si allarga tanto ed intorno a lui, intorno al dipinto, lo scenario è fatto di un ignoto che deve conoscere e gestire e riempire di risultati.

Prosegue con immensi sforzi e fintanto che incontra problemi che non conosce, non li gestisce e arrivano i primi crac. Consegne ritardate, spedizioni incomplete, progetti male elaborati per scarsa chiarezza, tempo e dimestichezza nella gestione delle commesse. Quella impreparazione diventa una cascata di problemi. Marco “one man show” inizia a delegare di più. In un primo momento sembra che qualcosa funzioni meglio. La pace dura poco. Il lavoro aumenta e contestualmente i problemi non contemplati, le scelte non fatte, le pianificazioni assenti.

La cena, nata un sera “per caso” prosegue, e senza rendercene conto arriviamo alla fine delle consumazioni. Davide, che conosce entrambi, ha qualche interesse nell’azienda di Marco immagina che ci possa essere un qualche valore aggiunto nel punto di vista che potrei offrire.
Marco parla, Davide parla ed ad un certo punto capisco che Davide gradisce che io in qualche modo dica quello che vedo. Non conosco Marco, non so che carattere e temperamento abbia. Non mi piace fare il professore. Comunque conosco Davide e lo accontento senza dare a vedere che offro un punto di vista. Spiego a Marco, senza far capire a Marco che sto a spiegare, che l’obiettivo finale in una azienda è tutto. Concordo con la sua visione che non ha mai espresso apertamente, tuttavia rimarco che l’obiettivo è la stella polare, quella che brilla anche quanto tutto ti porta nel buio. Ogni commessa è un piccolo obiettivo da portare a termine nel rispetto di parametri importanti come il tempo, che per tutti è un costo inestimabile, il costo economico e finanziario vero e proprio, e la qualità del risultato finale che non è mai negoziabile. In tutto quanto detto, non dimentichiamo che deve esserci una marginalità. La stessa marginalità che viene intaccata quando la “non qualità” bussa alla porta. Marco mi guarda, è interessato. Ho la sua attenzione.

So che sto arrivando al punto e tra il sorriso inespresso di Davide e la curiosità di Marco decido di ordinare il dolce. La carta dei dolci è piena di cose interessanti e, come faccio di frequente, di fronte ad una scelta importante come il dolce da consumare, mi innamoro di un dolce, che poi non prendo, per provare l’ennesimo maledetto tortino al cioccolato. Assicuratomi della consegna dell’unica cosa che mi interessa davvero in un pranzo o cena che sia, ovvero il dolce, arrivo finalmente al punto che noto essere atteso.

“Marco a te serve, per tipologia di prodotto e di modalità di consegna, un Project Manager. Non gestisci dei progetti importanti se non ti avvali di chi per vivere gestisce i progetti”. Leggo nei suoi occhi la lotta tra problema e soluzione giocata sul ring dell’economia aziendale. Riconosco, dopo anni, l’espressione di un imprenditore che fa due conti veloci a mente per sapere se la cifra di un investimento si ripaga.

Marco ascolta un esempio che gli faccio:

Senza PM: Marco raduna il team, assegna compiti “a voce”, e parte. All’inizio tutto sembra funzionare, ma presto emergono problemi: scadenze non rispettate, fornitori confusi, budget che lievita e persone che saprebbero muoversi in autonomia, tuttavia svolgendo solo parte dei compiti. Ogni giorno per il “One man show” è una corsa contro il tempo schivando problemi, dubbi e scarse certezze. E non va sempre bene.

Con PM: Immaginiamo invece che Marco abbia affidato il progetto a un Project Manager. Il PM pianifica, definisce obiettivi chiari, crea un cronoprogramma, gestisce i rischi. Il team lavora con serenità, sapendo cosa fare e quando farlo. I fornitori ricevono istruzioni precise, il budget è monitorato, e Marco può concentrarsi sulla visione strategica. Il Project Manager impronta poi il suo lavoro su una comunicazione essenziale, trasparente e chiara.

La differenza? Con il PM, Marco non perde energie nel caos quotidiano e ottiene risultati concreti, misurabili e consegnati nei tempi stabiliti. Marco ascolta e pensa, il suo volto esprime dubbi e certezze allo stesso tempo. Nel frattempo mangia il suo tiramisù al pistacchio che avrei voluto assaggiare io, e che invece, mi sono fatto abbagliare dal tortino al cioccolato. Praticamente è un muffin. Delusione

La serata finisce gradevolmente con un Marco che di certo non mi dice che da domani assume un PM, ma è sereno e contento dei punti di vista discussi, e un Davide che sa che insisterà ed otterrà di far assumente un PM per fare un importante salto di qualità nell’azienda del suo caro amico ed in cui ha investito capitali. Davide mi afferra un avambraccio e lo stringe appena con la mano, contento, l’espressione del suo volto mi ricorda qualcosa di simile ad un grazie. Io sono contento dell’approvazione di Davide. Comunque, il tortino dal cuore di Muffin mi ha rovinato la serata.

Qualche dovuta osservazione

L’Azienda artigianale non è quella che produce scarpe a mano o piatti in legno di ulivo. Non più. Il concetto di azienda artigiana è cresciuto e sta crescendo. L’artigianato per anni è stato punto di partenza e rimasto punto di arrivo esattamente fin tanto che l’artigiano era l’omino con tanto di dipendenti che comunque gestiva un commercio ristretto, recintato alla propria zona ed economicamente poco rilevante. Oggi l’artigiano è anche l’azienda con un importante scenario economico e finanziario che tuttavia non riesce a decollare verso un panorama industriale più ampio e che giustifichi anche regini fiscali adeguati. Un Project Manager è un investimento in qualità e certezze.

Cosa offre il mondo del Project Management

Se volessi fare il professore vi direi anche che un PM non improvvisa: utilizza metodologie consolidate dosate al contesto che impara a conoscere con maestria e sul quale plasma la soluzione metodologica migliore. Ecco le più note, spiegate rapportandole all’azienda di Marco nel modo più chiaro e sintetico che mi riesce:

• Waterfall: approccio lineare, ogni fase segue la precedente. Perfetto per progetti con requisiti stabili. Potrebbe fare al caso di Marco. E’ una metodologia per i progetti di ogni tipo ed in cui in generale il completamento di ogni azione è anche stimolo per l’azione successiva.
• Agile (Scrum/Kanban): cicli brevi, feedback continuo, adattamento rapido. Ideale per innovazione e contesti dinamici con rilasci incrementali che considerano il “valore” per il Cliente. Se Marco producesse software sarebbe la migliore. Questa metodologia richiede che l’intera azienda sia in linea con i principi del Project Management Agile.
• PRINCE2: metodo basato su processi e ruoli definiti. Garantisce governance e responsabilità forti con ruoli chiari e definiti. Come per la Waterfall, anche il PRINCE2 può essere adatto a Marco, tuttavia questa metodica meglio si sposa a contesti in cui le consegne (o delivery) si collocano in ambienti ad alta complessità strutturale in cui la consegna si ramifica attraverso il coinvolgimento di molti ambiti, parte anch’essi del progetto.
• PMI/PMBOK: standard internazionale che copre tutte le aree di gestione (tempi, costi, qualità, rischi). Va bene a tutti. Questa metodica è frutto di una formazione che si basa principalmente sulla conoscenza vastissima della materia. Se dovessi fare un esempio direi che è come affrontare un esame universitario usando come preparazione tutta l’enciclopedia universale.
• Lean Project Management: elimina sprechi, massimizza il valore per il cliente. Questa puo essere per Marco un’occasione per gestire al meglio non solo i progetti verso il cliente bensì anche le dinamiche che governano internamente i processi produttivi. Si adatta bene ai contesti misti.
• Critical Chain: gestisce vincoli e risorse con buffer di tempo, riducendo ritardi. E’ una metodica che si basa sulla gestione dei rischi e sulla continua analisi e rimozione dei punti deboli. E’ un approccio che affronta bene contesti sistemici più che ambiti individuali.

Questi strumenti non sono teoria astratta: sono mappe che guidano il progetto verso la meta.

concludendo con una estrema sintesi

La vocazione verso l’ignoto è parte del DNA di ogni imprenditore. Affrontarlo senza Project Manager significa navigare senza bussola e timoniere. Con un PM, invece, l’azienda trasforma l’incertezza in opportunità, ottimizza tempi e costi, e garantisce risultati tangibili. In un mondo dove il tempo è denaro e la strategia è sopravvivenza, il Project Manager non è un lusso è il timoniere che garantisce all’impresa la corretta navigazione verso il porto sicuro del successo.

Grazie del tuo tempo

L.C.