Posta Elettronica – servo e padrone

Piccola e silenziosa ma bravissima a distrarre

Era orma il finire del 1999 quando credevo che bastasse scrivere “posta prioritaria” nell’oggetto di una e-mail per farla leggere prima. Sapevo che non era vero, ovviamente. Le e-mail arrivavano istantaneamente, tuttavia la cultura digitale dell’epoca era ancora acerba. Una e-mail poteva restare non letta per giorni, e questa cosa non rappresentava un problema per nessuno. Come detto, la posta prioritaria veniva letta prima di una e-mail.

Eppure, già allora la posta elettronica aveva tutte le carte in regola per diventare il mezzo di comunicazione per eccellenza. Era la Netiquette ad insegnarci i principi della corretta comunicazione che si basava su una “buona educazione nella rete”. Tra gli elementi che resero la posta elettronica un grandioso strumento di comunicazione c’erano, e lo sono ancora oggi, i seguenti punti:

• Era economica.
• Era immediata.
• Non imponeva lettura né risposta istantanea.
• Permetteva di allegare immagini, documenti, file.

L’Italia del fax, purtuttavia quella che amava lo “scritto” con timbri e firme, non era del tutto pronta. Talvolta perfino il fax era solo l’anticipazione di un ordine che prevedeva, come regola, che il foglio di carta con la firma e il timbro “originali” (come se quelli inviati per fax fossero finiti) arrivasse “per sicurezza”, successivamente per posta. I cellulari erano ancora oggetti poco diffusi. Amati e odiati, erano da subito in quel limbo tra status symbol e utilità buoni per telefonare o inviare SMS. Il mio primo telefono, un Ericsson GA628, aveva quattro mascherine intercambiabili. Era fantascienza. Lo avevo ricevuto dal datore di lavoro per aver vinto una gara nella quale avevo raggiunto l’obiettivo di fatturato.

Tornando alla posta elettronica, la mia ambita, futuristica e strapagata casella di posta era vuota. Nessuno mi scriveva. Ero triste.
Nel 2003 il web esplodeva, preso d’assalto in un vero e proprio arrembaggio. I siti spuntavano come funghi, il lavoro aumentava in generale, e trovare parcheggio davanti al mio ufficio era diventato un’impresa tanto ardua da essere talvolta impossibile.
Anche la mia casella di posta cominciava a riempirsi. Pubblicità, spam, promozioni. Qualcuno mi scriveva.
Ero meno triste. Ma ancora triste.
Poi è arrivato il presente. E oggi, sono ancora triste, tuttavia per un motivo diverso e diametralmente opposto: la mia casella è piena soprattutto di messaggi da leggere. Troppo piena.
Ogni messaggio è una deviazione, una richiesta, una piccola interruzione che mi allontana dal lavoro vero. Il lavoro sta diventando leggere la posta elettronica.

Il ciclo infinito della distrazione

Come tanti, lavoravo con il client di posta sempre aperto. Ogni nuova e-mail era una sirena che mi chiamava. Leggevo, rispondevo, tornavo al lavoro. Da solo però, perché la concentrazione era svanita. Dovevo focalizzare nuovamente. E così, ogni giorno, perdevo minuti preziosi.

Ho capito di avere un problema e cercato la risposta nelle righe restituite dall’interrogare il solito dottor google. Comunque altra distrazione. Compreso il problema mi era chiaro che non ero solo. Nelle varie risposte tratte da esperienze e studi altrui ho scoperto un dato che mi ha fatto riflettere: ogni volta che interrompi un’attività per controllare la posta, o che in generale ci si distrae da una attività, possono volerci fino a 23 minuti per ritrovare la concentrazione completa verso la precedente attività.
Troppi minuti, per troppe volte. Qualcosa doveva cambiare. Ho chiuso il client di posta sempre attivo e silenziata la messaggistica sul telefono. Buon vecchio orologio alla mano, ho iniziato a controllare la posta ogni ora.
Meglio. Tuttavia insufficiente.
Ho capito che anche così non bastava. Ho quindi adottato una routine, un controllo alle 9:00 e tutta la relativa gestione. Secondo controllo alle 12:00 e infine un ultimo controllo alle 16:00 con tutta la sua gestione.

Tre momenti. Tre finestre. Il resto del tempo è mio. Per lavorare, pensare, creare con qualità e attenzione.

E le urgenze? Ci sono, certo. Ma quando sono davvero urgenti, qualcuno ti chiama. Ti avvisa. E tu rispondi. Il resto può essere messo in una ordinata fila. E cosa ho scoperto? Cosa è successo a rispondere alla posta dopo qualche ora?
Niente.
Il mondo non collassa, il multiverso non spedisce draghi sparafiamme nel nostro universo. I poli magnetici della terra non si invertono, le aziende non falliscono. I clienti non chiamano infuriati perche attendono una risposta. I colleghi (quelli che non si offendono se non rispondi in 12 secondi alla loro e-mail) non se ne accorgono neanche.

E i benefici?

Ho sperimentato personalmente più produttività, meno stress. Da quando ho adottato questa routine, documenti, progetti, analisi e in qualunque lavoro lo richieda, la concentrazione è aumentata a fronte di un minore sforzo precedentemente ben percepito. Lo stress è diminuito e anche quello è ben percepito. La posta elettronica è tornata ad essere uno strumento, non un padrone.

Una e-mail è davvero gratis o economica?

Partiamo col dire che hai tra e mani un pc o uno smartphone che hanno un costo. Poi ci metti il costo di internet, che sia su sim o su fibra a casa, e non di meno a lavoro, anche quelli hanno un costo. Quindi si, l’indirizzo e-mail se non parliamo di un indirizzo aziendale, ti sarà stato anche regalato, tuttavia, tutto quanto fai per arrivare a consultarlo di certo non è gratis. Non sono gli unici costi. Il tuo tempo ad esempio è un costo inestimabile se ci pensi. Le infrastrutture se ci pensi sono un altro importante, e non meno in vista tema. Una e-mail di solo testo pesa circa 5 kB e genera 2 grammi di CO₂. Il suo costo ambientale può arrivare a 55 centesimi di euro e non stiamo considerando quanto costa mantenerla in archivio, un archivio sempre acceso e che necessità di sempre maggiore spazio perché si accresce continuamente.

Prima di scrivere o rispondere a una e-mail, chiediti: è davvero necessario?
Prima di conservare una e-mail, chiediti: davvero ti serve?
Comincio a pensare che un foglio di carta stampato, se proprio serve stamparla una e-mail, costi meno (alla lunga) di una infrastruttura che resta li accesa solo per conservare milioni di e-mail.

La posta elettronica è uno strumento potente. Come ogni strumento, va usato con consapevolezza. Non per riempire il tempo, bensì per liberarlo. Se non sai da dove cominciare allora comincia con l’eliminare il Push dal tuo smartphone … il dopo verrà da solo.

Grazie del tuo tempo

L.C.