Il Project Management e il Project Manager

secondo me…

Sei quello che sei perché fai quello che fai?

Oppure fai quello che fai perché sei quello che sei?

Fino a un po’ prima dei 40 anni mi stupivo ogni giorno e ogni volta che ci pensavo, di come potessi tenere a mente tutti gli impegni che avevo nelle ore e nelle date concordate o pianificate. Nomi, ruoli, luoghi e impegni di collaboratori a decine a settimana senza scrivere nulla. Percentuale di “mi è sfuggito” negli anni=Zero.
Non era uno sforzo, era una dote naturale. O almeno cosi credevo. Mi sono sempre spiegato questa abilità come una combinazione tra logica, metodo e una certa predisposizione mentale.
Forse è davvero una questione di indole: la capacità di scomporre la complessità in sequenze gestibili, assegnare priorità con lucidità, mantenere il controllo operativo anche in contesti dinamici e incerti. In fondo, la mia mente funzionava come una mappa: ogni percorso era tracciato, ogni deviazione prevista. Bastava ripercorrerlo per sapere dove dovevo essere, cosa dovevo fare, con chi e perché.

Poi sono arrivati i quaranta. E con loro, una nuova consapevolezza: <<prima o poi qualcosa l’avrei dimenticata!>>. Non per stanchezza, non per disattenzione.
Così, mi sono convinto che a prescindere dall’indole, dalle capacità e dalla passione, dovevo alimentare il mio senso di responsabilità convincendolo ad affidarmi di più a strumenti che mi aiutassero a ricordare le cose anche se non ne avevo, di fatto, bisogno. Così ho deciso di anticipare il cambiamento. Di non aspettare che fosse l’universo a dirmi che era ora di cambiare. Ho scelto di diventare ancora più padrone del mio tempo, della mia energia, della mia lucidità. Come un pilota di automobili da corsa capisce quando è il momento di scendere dall’auto e diventare un po’ più padrone della fortuna, quella che non ti avvisa quando smette di abbracciarti, io allo stesso tempo mi sono detto di non aspettare che l’universo mi comunicasse che era il momento di cambiare le cose. Cosi ho iniziato a gestire sempre di più con l’aiuto calendari online, fogli condivisi e pianificazioni più frequenti di eventi e/o promemoria.
E cosa ho scoperto? Che quello che credevo un dono era un peso che non sapevo di trasportare, e fonte di tensione costante verso il mantenimento del focus. Liberarmi dal dover ricordare tutto ha migliorato non solo la mia organizzazione, ma anche la mia salute mentale e fisica.

Il Project Manager: tra visione e controllo

Il Project Manager non è solo colui che pianifica cose da ricordare o eventi da pianificare o caselline da spuntare. La foto più comune dei non ancora addetti ai lavori immagina il Project Manager come un segretario evoluto e compilatore di to-do list. Il project Manager è molto di più.
È un costruttore di ponti: tra intenzione e risultato, tra visione e realtà, tra persone e obiettivi. Il Project Manager è colui che coniuga la forza di un accordo alla potenza di una visione alla messa a fuoco di un obiettivo finale definito, chiaro, condiviso. E’ l’anello collettore tra persone, eventi, risultati. Ecco perche secondo me:

“Il Project Manager è la persona che ha il compito – solo a lui assegnato – di perseguire il raggiungimento degli obiettivi di un progetto.”

E questa è solo la sintesi.
La fotografia completa, invece, include molto di più: metodo, capacità e competenze trasversali e verticali. Penso che il suo successo però, passi anche attraverso l’aiuto di una non dichiarata indole verso tutto quando sopra e la naturale instancabile necessità di organizzare.

Un PM efficace deve conoscere a fondo l’oggetto del proprio lavoro. Deve padroneggiare le conoscenze delle metodologie che siano Waterfall, Agile, Scrum o Kanban, perche la migliore gli sia da ispirazione alla gestione del progetto.

Saper leggere un Gantt individuandone errori latenti, e comprendere e far comprendere il valore di una WBS (Work Breakdown Structure) come strumento per scomporre la complessità in azioni granulari, misurabili, assegnabili.

Il Project Manager funziona per il progetto come un cristallo quando è attraversato dalla luce. E’ capace di scomporre ogni processo in elementi chiari, definiti, illuminati da soluzioni concrete. Deve saper adattare la granularità delle attività in base al contesto, alle risorse, ai vincoli. Deve saper comunicare con stakeholder diversi, gestire i rischi (Risk Management), monitorare gli avanzamenti (Earned Value Management), e soprattutto… deve saper decidere. Anche quando è scomodo. Anche quando è impopolare.

Il Project Manager è quello che scava quando sente dire “penso che…” e non si accontenta di ipotesi campate in aria. E ‘quello che non si accontenta di aver scritto una mail per essere certo che qualcosa accada. E’ quello che si assicura che le comunicazioni abbiano un seguito, che le indicazioni siano comprese e attuate; che l’azione corrisponda al risultato atteso e non solo a movimento. L’obiettivo è la meta, tutto quanto è intorno è ciò che ha a disposizione per raggiungerla con eccellenza.

Quando mi hanno chiesto un giorno, molto tempo fa, come si diventa un ottimo Project Manager ho riflettuto un po’ e poi ho risposto quello che ricordo bene con quale spinta motivazionale mi ha fatto crescere nel ruolo e nella professionalità.
– Ho accettato ogni esperienza.
– Ho accettato ogni critica e preso il meglio.
– Ho messo a capitale gli errori per non ripeterli.
– Ho speso molto tempo a farmi domande e domande ancora domande e cercando incessantemente risposte.
– Ho accettato e analizzato gli insuccessi trasformandoli in risorse.
– Ho ambito esclusivamente all’eccellenza.

Perché eccellenza e non perfezione?

La perfezione per me è come una figura geometrica che presto o tardi impari a disegnare con tanta maestria e di cui comunque, da un certo punto in poi, nessuno noterà più il miglioramento.
L’eccellenza invece è una fiamma che ti precede, perché la insegui, e attraverso difficoltà, insuccessi e delusioni, ti illumina il cammino sul quale ogni passo sarà migliore del precedente. La perfezione sarà stata solo una delle tappe che hai lasciato sulla strada dietro di te. L’eccellenza è il viaggio.

Questo, secondo me, dovrebbe essere ciò che anima la motivazione di un Project Manager. Non la paura di sbagliare. Bensì il desiderio di costruire. Di migliorare. Di lasciare un segno.

Ti ringrazio del tuo tempo.

L.C.